Hoja de cálculo
¿Qué es?
Una hoja de cálculo o planilla electrónica es un tipo
de documento, que permite manipular datos numéricos
y alfanuméricos dispuestos
en forma de tablas compuestas por celdas (las cuales se suelen organizar en una
matriz bidimensional de filas y columnas).
La celda es la
unidad básica de información en la hoja de cálculo, donde se insertan los
valores y las fórmulas que realizan los cálculos. Habitualmente es posible
realizar cálculos complejos con formulas y/o funciones y
dibujar distintos tipos de gráficas.
¿Para qué sirve?
Una hoja de cálculo en Excel (o cualquier otro programa que cumple funciones
similares), sirve para trabajar con números de forma fácil e intuitiva. Es una
hoja de cálculo avanzada que te permite realizar fácilmente tareas financieras
y administrativas.
·
Desplazamiento por la hoja, básicamente se puede
realizar mediante las teclas de movimiento del cursor (flechas arriba, abajo,
izquierda y derecha) o bien, con el ratón apuntando y haciendo clic (pulsar su
botón izquierdo) sobre una celda.
·
Introducción de datos, escribiendo directamente en
la celda o en la barra de fórmulas.
·
Modificación de datos previamente introducidos en
una celda, basta hacer activa la celda que los contiene.
·
Selección de un rango de datos haciendo clic sobre
la celda superior izquierda y arrastrando el puntero del ratón.
·
Movimiento y copia de datos donde las referencias
de las mismas se actualizan.
·
Características de formato: Indicando el tipo de
formato numérico y número de decimales o formato de texto (tipo, tamaño y
estilo de fuente) de una celda, etc.
·
Creación de gráficos: Para representar gráficamente
una o varias series de datos.
·
Selección de funciones que aparecen en una lista
agrupadas por categorías.
·
Rellenado automático de celdas con datos de una
serie.
Características de
la hoja de calculo
La mayoría de los programas de hojas de cálculo
ofrecen ciertas características básicas:
§ La
función de cálculo puede sumar, restar, multiplicar y dividir elementos
mediante la fórmula que se escribe en una celda. También hay fórmulas
predeterminadas llamadas funciones, que pueden ejecutar cálculos sencillos o
relativamente complejos en un orden o estructura determinada, mediante
valores específicos llamados argumentos. Algunas de las funciones más comunes
que usan las hojas de cálculo son la "suma" para añadir números a un
rango de celdas, el "promedio" para calcular el valor promedio de un
grupo de celdas y "redondeo" para redondear un número de alguna
celda.
§ La
función de gráficos crea gráficas basándose en la información que se ingresó en
una hoja de trabajo. Una vez que se crea un vínculo entre la hoja de trabajo y
la gráfica, esta se actualiza de forma automática con los valores que se
ingresan en la hoja de trabajo.
§ La
función de insertar permite añadir celdas, filas y columnas en cualquier parte
del documento, así como caracteres e información en las celdas.
§ La
función de copiado duplica la información de una celda, de un grupo de celdas y
de las filas y columnas de un documento.
§ La
función de eliminar permite borrar caracteres y palabras dentro de las celdas,
grupos de celdas, filas y columnas.
§ La
función de pegar inserta material removido o copiado de unas celdas a
otras.
§ La
función de formato se utiliza para dar formato a un documento, pudiendo
especificar la página, el margen y el tamaño del tabulador, así como las
características de diseño especial como el tipo de fuente, el color, las negritas,
itálicas, subrayado y resaltado.
§ La
función de búsqueda y reemplazo localiza determinados caracteres, palabras o
frases dentro del documento y las substituye por otras.
§ La
función de administración de archivos permite almacenar, acceder, mover y eliminar
los archivos de la computadora.
§ La
función de impresión produce una copia en papel del documento que se preparó
con el programa de la hoja de cálculo y que se almacenó electrónicamente.
Además
de estas características básicas, algunos programas de hojas de cálculo son
capaces de insertar encabezados y pies de página, ofreciendo funciones
adicionales como clasificación, revisión ortográfica y rastreo de cambios,
entre otras.
Ejemplos
1.- Cuadro de nombres.
Permite el desplazamiento a través de las celdas de la hoja de cálculo,
seleccionar celdas, rangos, filas, columnas, así como identificar cada uno de los
nombres definidos en el libro de trabajo.
2.- Barra de fórmulas.
Permite el acceso al contenido de una celda para su edición. Considérese muy
importante que una celda puede reunir contenido, formato y comentarios.
3.-Columnas. Las hojas de
cálculo están organizadas en columnas y filas. Las columnas se identifican por
medio de letras; una hoja de cálculo cuenta con 18,278 columnas (A a ZZZ).
4.- Filas. Las filas son
identificadas por medio de números y van de la fila 1 hasta la 1 048 576.
Ejemplos
de celdas
Ventajas y
desventajas de la hoja de calculo
Ventajas
Las facilidades de hojas de cálculo hacen que los cálculos
sean más fáciles de entender, mostrando las etapas del desarrollo de una suma,
con la posibilidad de escribir notas que explican cada línea.
La cuadrícula que encierra las celdas en la hoja de cálculo
puede ser visible o invisible en la impresión, lo que permite darle formato a
los informes desde la pantalla de la hoja de cálculo.
Las plantillas que contienen las fórmulas que se usan a
menudo aumentan la productividad eliminando la necesidad de operadores
altamente calificados. Las hojas de cálculo también pueden interactuar con
bases de datos para rellenar los campos de referencia, automatizando casi toda
la fase de creación de la hoja de cálculo.
Desventajas
Las capacidades de las hojas
de cálculo se están automatizando. Los trabajadores ya no tienen que tener
habilidades especiales, y deben competir con mano de obra barata no
cualificada.
Las hojas de cálculo
individuales instaladas en cada uno de los ordenadores en una oficina permiten
a los individuos acumular datos y hacer sus propios pronósticos sin cooperar
con sus colegas. Este fenómeno conduce a la duplicación de los datos y el
esfuerzo de toda la organización. La estructura de la hoja de cálculo aumenta
los requisitos de almacenamiento sobre las necesidades de datos en bruto.
Aparte, en cualquier momento
se pueden perder los datos en caso de no haber guardado correctamente las hojas
de cálculo, como cualquier archivo de ordenador.
Practica
En esta imagen podemos observar distintas formas de trabajar con una ceda, ya sea poniendo distintos contenidos como lo son nombres, números, especificando sobre algo en particular.
Opinión Personal
opino que la hoja de calculo es muy importante tiene muchas funciones y formatos los cuales podemos darle a cada tipo de celda, comprobar datos numéricos, o cualquier formula que este y que podamos poner en función para hacer algún tipo de calculo.
Conclusión
La habilidad de los programas
de hojas de cálculo para intercambiar información con otras aplicaciones
aumenta sus ventajas y reduce las desventajas. La integración con paquetes de
procesamiento de gráficos y procesadores de texto mejoran la producción de
informes y gráficos, haciendo que las cifras de la hoja de cálculo sean más
fácil de explicar. La integración con los sistemas de bases de datos reduce las
desventajas de la acumulación de datos, redundancia de los mismos y formato de
sobrecarga para el almacenamiento de los datos en bruto en la hoja de cálculo.
Fue un gran invento para las grandes cantidades de información.
Bibliografía
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Equipos y programas de cómputo
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